働き方改革や業務効率の向上がテーマとなる現場で、会議や打ち合わせに活用されているアイテムの一つとして、従来のホワイトボードから進化を遂げた製品が高い注目を集めている。画面に直接書き込む仕組みや、多様な機能による柔軟性、ネットワークを通じた遠隔地との連携など、様々な点で従来型にはなかった利点を多数備えており、導入を検討している企業や事業所も増加傾向にある。業務で扱う資料や図表、数値データなどを、これまではプロジェクターや紙の資料に頼って共有していたが、この新しいタイプのボードを使うことで、資料の表示や注釈付け、修正が全て一枚の画面上で完結する。例えば営業会議で売上推移グラフを表示し、その場で数値の変化点や注目すべきデータ箇所に印を書き込むと、それがリアルタイムで会議メンバー全員に見える。離れた支社にいる参加者も、専用アプリやブラウザ経由でその内容を並行して確認し、追加の意見を書き込んだり、質問を掲示することが容易にできる。
この仕組みをビジネスで活用する最大の利点は、情報共有がシームレスかつ効率的に行えることにある。会議の過程や決定事項がそのままデータとして保存でき、後からすぐに参照したりメールで全員に発信できる。従来型のホワイトボードでは会議終了後にスマートフォンでボードを撮影したり、記載内容を逐一メモして伝達する必要があったが、この手間や失念、内容の抜け落ちが無くなり、情報伝達の正確さも向上した。これが、企業が管理業務の効率化を求めてこのツールに注目する理由の一つとなっている。利用者からのおすすめの声が挙がるポイントには、文字や図形、写真ファイルなど様々な情報を自在に取り込んで記録できる点がある。
資料をPDFとして貼り付け、その上にペンツールで直接書き込む、必要な部分に色分けで強調表示する、意見を書いた付箋のようなアイコンを動かして議論を可視化するなど、紙と違い消去や再配置が自在なのも高ポイントである。手元の資料やパソコンの画面内容も同期しやすく、紙ベースで必死に資料を集めて配布する手間も解消されている。また、最近は会議室だけでなくリモートワーク環境やプロジェクトルーム、共同研究スペースなどにも幅広く設置されている。プロジェクトメンバーが出張や在宅勤務をしている場合でも、ネットワーク経由でボードの画面を共有したり意見をリアルタイムで書き込めるため、物理的な距離を超えて双方向の意思疎通が行える。「顔をあわせずともその場で全員が内容を閲覧し書き込みもできる」という利便性は非常に評価が高い。
特に、異なる時差や拠点で働く海外メンバーが加わるケースや、すぐに全員が集まれない大規模な打ち合わせの場面では、要点整理や議論の進行をスムーズにする最適な製品として採用が進んでいる。コスト面も導入の指標となる。初期投資が発生するものの、ペーパーレス化や会議時間の短縮、情報共有の即応性といったメリットによってコスト削減を実現できる場合が多い。また、繰り返し使える点や手書き内容もデータ化できるため、紙資源や印刷経費の削減にも直結する。加えて、参加できなかったメンバーにデータで内容を後から配布したり、プロジェクト終了後も記録データを活用するなど、拡張性も強みとなる。
こうした観点から、業務効率や社内コミュニケーション改革を検討している人や、レビューで高評価のツールを探している担当者には、とりわけおすすめの選択肢となるだろう。運用習熟までに多少の慣れが必要な点や、ネットワーク環境の整備など導入時に押さえるべき事項もあるが、それらをクリアしたあとの効果は十分なものといえる。実際にこれらを導入した企業からは「打ち合わせの内容が整理されやすくなり、連絡の漏れや無駄な議論が減った」「アイディア出しやブレインストーミングの場が活性化した」「記録として残しやすく、後日見返せるので引き継ぎや検討も進めやすい」といったポジティブな感想が寄せられる。操作性や連携可能なデバイス、周辺機器との互換性、アプリケーション機能などは機種ごとに特徴があるため、実際に触ってみる、デモ機で試してみるなどして現場の利用シーンにマッチするものを選ぶことが推奨される。また、導入後も社員や関係者への操作トレーニング、運用ルールの策定等が欠かせない。
適切な設定を行うことで、より一層高い効果を得ることができる。今後も多様なビジネスシーンで期待されるこの製品は、運用の工夫次第で会議の枠を超え、アイディア発想や教育現場にも活用の幅が広がる可能性を秘めている。機器選びだけでなく、運用体制や担当者のサポート体制を整え、一段上の業務推進力の確立への一歩として導入を検討するとよいだろう。近年、働き方改革や業務効率化の潮流のなかで、従来のホワイトボードが進化したデジタルボードが注目を集めています。従来、資料共有や会議記録はプロジェクターや紙に頼るしかありませんでしたが、この新しいボードを用いれば、グラフや資料の表示から注釈付け、修正までが一つの画面上で完結します。
リアルタイムで遠隔地の参加者とも連携できるため、拠点や時差を超えた意見交換が可能となり、会議の質やスピードが大幅に向上しています。データはそのまま保存・共有できるため、伝達ミスや記録の抜け落ちといった従来の課題も解消されました。PDFや写真、図形、付箋など多様な情報を自在に取り込んで記録でき、紙のような消去・再配置の手間もありません。さらにリモートワークや出張時にもネットワーク経由で活用でき、メンバーが離れていても効率的に情報共有と議論が行えます。初期投資は必要ですが、ペーパーレス化や印刷経費削減、会議時間短縮などのコストメリットが見込めます。
導入企業からは「議事内容が整理されやすい」「ブレインストーミングが活性化した」「記録の蓄積で引き継ぎが容易になった」などポジティブな声も多く上がっています。機種ごとに操作性や機能差があるため、実際の業務に合った製品選定と運用ルールの整備が成功のポイントです。今後は教育やアイデア創出など、さらに広い活用も期待されており、業務改革を目指す現場にとって有力な選択肢となるでしょう。